KATA PENGANTAR
Dalam suatu perusahaan pasti terdapat seorang manajer yang menjadi penanggung jawab dalam suatu perusahaan dan yang menjadikan maju mundurnya suatu perusahaan tersebut. Jadi seorang manajer disini sangat berperan penting terhadap kemajuan perusahaan, seorang manajer harus pandai dalam segala bidang misalnya pandai dalam komunikasi terhadap karyawan, pandai dalam mengatasi konflik, dll. tapi, dengan pandai disegala bidang masih banyak manajer yang gagal dalam menjalankan suatu perusahaah tidak lain karena kelalaian dalam menggunakan waktu. Banyak para manajer membuat kesalahan menggunakan wakntunya dalam menjalankan atau memimpin dalam suatu perusahaan, waktu banyak dihabiskan untuk hal – hal yang tidak produktif sehingga merugikan perusahaan, ada pula para manajer yang menggunakan prinsip Asal Jalan alias sangat sedikit rencana, tidak terorganisasi, tidak mau belajar, dan tentunya praktis tidak ada pengendalian dalam bisnis atau memimpin perusahaan, maka itu pasti dengan cepat akan menghancurkan bisnis dan perusahaan mereka.
Jadi seorang manajer harus mempunyai cara – cara khusus untuk mengelola waktu agar suatu perusahaan yang mereka pimpin tetap bisa berkembang secara berkelanjutan.
Banyak Manajer Habiskan Waktu untuk Aktivitas Tak Produktif
Semua karyawan atau kaum profesional pasti berusaha untuk terus-menerus meningkatkan karirnya hingga setidaknya jenjang manajer. Tapi, setelah promosi itu berhasil didapatkan, apa yang terjadi? Menurut sebuah survei: orang-orang yang telah menduduki kursi manajer lebih banyak menghabiskan waktu di belakang meja ketimbang beraksi nyata mengelola anak buah.
Lembaga konsultans Prodfoot mensurvei 1300 manajer level menengah di seluruh dunia dan mendapati temuan yang cukup mengejutkan. Bahwa, ternyata, rata-rata manajer menghabiskan hari-hari kerja mereka untuk aktivitas-aktivitas yang tidak produktif.
Laporan hasil penelitian The Global Productivity tersebut mengungkapkan, 34% dari waktu para manajer habis untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif. Hanya sepersepuluh (waktu para manajer) yang digunakan untuk kegiatan aktif yang bersifat supervisi terhadap bawahan.
Dan, oleh sebab kondisi para manajer semacam itu, para karyawan yang ada di bawah mereka pun kurang lebih sama. Survei menemukan, lebih dari sepertiga waktu karyawan dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif. Artinya, dari 5 hari kerja, hampir dua hari (1,7) tidak produktif. Sedangkan, untuk para manajer, 18,5% dari total waktu mereka, atau setara dengan satu hari kerja penuh, tidak produktif.
Rintangan
Para manajer juga diminta untuk menyebutkan 5 rintangan utama dalam meningkatkan produktivitas.Hasilnya sebagai berikut:
1. Minimnya karyawan berketrampilan tinggi
2. Kurangknya komunikasi internal yang bagus dan berbagai regulasi
3. Rendahnya semangat karyawan
4. Angka turnnover yang tinggi
5. Kualitas dari supervisor yang bersangkutan
Lebih jauh, kondisi secara global menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan berada di bawah kinerja ketika dihadapkan pada isu produktivitas --hanya 30% saja perusahaan yang benar-benar produktif. CEO Proudfoot Consulting Luiz Carvalho mengatakan, temuan hasil penelitian tersebut hendaknya bisa menjadi peringatan bagi perusahaan sekaligus kesempatan untuk berbenah. Disarankan, perusahaan sebaiknya memperhatikan ringtangan-rintangan yang menghambat produktivitas, seperti kebijakan dan prosedur yang tidak perlu, birokratisasi dan fungsi-fungsi yang tidak efektif.
"Mengapa para manajer lebih banyak menghabiskan waktu untuk administrasi? Salah satu penyebabnya tak lain karena mereka harus menghadapi kertas-kertas kerja yang tak perlu," ujar Carvalho. "Berapa banyak laporan-laporan yang masuk kepada manajer setiap bulannya, dan berapa banyak laporan yang harus mereka buat untuk pekerjaan mereka sendiri?" tanya dia retoris. Menurut hemat Carvarlo, banyak di antara laporan-laporan itu yang sesungguhnya tidak perlu. "Ini saatnya untuk meng-assesst pekerjaan kantor secara rasional," tambah dia menyarankan."Perusahaan yang mampu bertahan di masa depan adalah mereka yang mampu mengatasi lima rintangan tadi, sehingga bisa menjadi lebih produktif dan kompetitif," simpul Carvalho.
Jadi menurut permasalah di atas maka seorang manager mencoba mengola waktu dengan baik misalnya dengan menjalankan 10 prinsip di bawah ini :
1. Prinsip Analisis Waktu. Analisis waktu adalah pra-syarat bagi pengelolaan waktu. Pembuatan catatan waktu harian dari kegiatan yang mencatat jarak waktu 15 sampai 30 menit, selama waktu tidak kurang dari dua minggu, adalah esensial sebagai dasar dari analisis.
2. Prinsip Perencanaan Harian. Rencana harian yang dirumuskan setelah jam kerja hari sebelumnya, atau di pagi hari sekali sebelum jam kerja dimulai; dan disesuaikan secara obyektif dengan kejadian yang hampir selesai; ini esensial untuk penggunaan efektif dari waktu pribadi.
3. Prinsip Menjadwalkan Menurut Prioritas. Waktu yang tersedia dalam hari kerja harus dijadwalkan untuk menyelesaikan item kerja yang mempunyai prioritas tertinggi.
4. Prinsip Keluwesan. Keluwesan atau fleksibilitas harus menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan rencana mengenai pemanfaatan waktu pribadi. Atau jika dikatakan dengan sederhana: janganlah menjadwalkan waktu lebih atau kurang!
5. Prinsip Pendelegasian. Pendelegasian dari semua item kerja konsisten dengan pembatasan pekerjaan manajer, penting untuk menyediakan waktu yang lebih diperlukan bagi pekerjaan manajerial.
6. Prinsip Segmentasi Aktif. Item pekerjaan yang serupa sifatnya, yang memerlukan sumber dan keadaan lingkungan serupa untuk penyelesaiannya, harus dikelompokkan dalam pembagian hari kerja.
7. Prinsip Pengendalian Gangguan. Pengendalian dan / atau pengaturan kegiatan lain, yang mencukupi untuk meminimalkan banyak dan lamanya gangguan, sangat penting bagi pengelolaan waktu.
8. Prinsip Meminimalkan Pekerjaan Rutin. Item pekerjaan yang bersifat rutin dan tidak mengandung banyak nilai secara obyektif pada umumnya, harus diminimalkan.
9. Prinsip Penerapan Rencana dan Tindak-Lanjut. Penerapan rencana harian dan tindak-lanjut harian, sangat penting bagi pengelolaan waktu.
10. Prinsip Analisis Berulang. Analisis penggunaan waktu harus diulang, paling tidak sekali setiap enam bulan, untuk mencegah kembali ke kebiasaan pengelolaan waktu yang buruk.
Kesepuluh prinsip waktu tersebut di atas, telah dirumuskan oleh Prof. John W. Lee dari The Florida State University, yang bisa dicoba juga dibuat prinsip mengelola waktu dan pengembangan bisnis kita. Bahkan mungkin saja, seorang manajer dapat merumuskan prinsip tambahan lagi, yang semakin menyempurnakan kesepuluh prinsip tersebut.
Entrepreneur atau Pimpinan atau Manajer Perusahaan, bisa menerapkan kesepuluh prinsip itu, dan bahkan dapat menambahkan prinsip lainnya dari pengalaman mereka, maka mereka akan terhindar dari PRINSIP ASAL JALAN saja... sangat sedikit rencana, tidak terorganisasi, tidak mau belajar, dan tentunya praktis tidak ada pengendalian! Saya berani "bertaruh", jika ini yang dilakukan hanyalah... PRINSIP ASAL JALAN... dalam bisnis atau memimpin perusahaan, maka itu pasti dengan cepat akan menghancurkan bisnis dan perusahaan mereka.
PENUTUP
Bahwa seorang manajer harus pandai dalam mengola waktunya agar terhindar dari prinsip Asal Jalan agar suatu perusahaan yang mereka pimpin tidak akan dengan cepat mengalami kehancuran atau dengan kata lain gulung tikar, adapun agar terhindar dari prisip Asal Jalan yang dapat menghancurkan suatu perusahaan maka seorang manajer harus menjalankan sepuluh prinsip – prinsip untuk mengelola waktu sebagia berikut :
1. Prinsip Analisis Waktu
2. Prinsip Perencanaan Harian
3. Prinsip Menjadwalkan Menurut Prioritas
4. Prinsip Keluwesan
5. Prinsip Pendelegasian
6. Prinsip Segmentasi Aktif
7. Prinsip Pengendalian Gangguan
8. Prinsip Meminimalkan Pekerjaan Rutin
9. Prinsip Penerapan Rencana dan Tindak-Lanjut
10. Prinsip Analisis Berulang
READ MORE - CARA MANAJER MENGELOLA WAKTU
Dalam suatu perusahaan pasti terdapat seorang manajer yang menjadi penanggung jawab dalam suatu perusahaan dan yang menjadikan maju mundurnya suatu perusahaan tersebut. Jadi seorang manajer disini sangat berperan penting terhadap kemajuan perusahaan, seorang manajer harus pandai dalam segala bidang misalnya pandai dalam komunikasi terhadap karyawan, pandai dalam mengatasi konflik, dll. tapi, dengan pandai disegala bidang masih banyak manajer yang gagal dalam menjalankan suatu perusahaah tidak lain karena kelalaian dalam menggunakan waktu. Banyak para manajer membuat kesalahan menggunakan wakntunya dalam menjalankan atau memimpin dalam suatu perusahaan, waktu banyak dihabiskan untuk hal – hal yang tidak produktif sehingga merugikan perusahaan, ada pula para manajer yang menggunakan prinsip Asal Jalan alias sangat sedikit rencana, tidak terorganisasi, tidak mau belajar, dan tentunya praktis tidak ada pengendalian dalam bisnis atau memimpin perusahaan, maka itu pasti dengan cepat akan menghancurkan bisnis dan perusahaan mereka.
Jadi seorang manajer harus mempunyai cara – cara khusus untuk mengelola waktu agar suatu perusahaan yang mereka pimpin tetap bisa berkembang secara berkelanjutan.
Banyak Manajer Habiskan Waktu untuk Aktivitas Tak Produktif
Semua karyawan atau kaum profesional pasti berusaha untuk terus-menerus meningkatkan karirnya hingga setidaknya jenjang manajer. Tapi, setelah promosi itu berhasil didapatkan, apa yang terjadi? Menurut sebuah survei: orang-orang yang telah menduduki kursi manajer lebih banyak menghabiskan waktu di belakang meja ketimbang beraksi nyata mengelola anak buah.
Lembaga konsultans Prodfoot mensurvei 1300 manajer level menengah di seluruh dunia dan mendapati temuan yang cukup mengejutkan. Bahwa, ternyata, rata-rata manajer menghabiskan hari-hari kerja mereka untuk aktivitas-aktivitas yang tidak produktif.
Laporan hasil penelitian The Global Productivity tersebut mengungkapkan, 34% dari waktu para manajer habis untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administratif. Hanya sepersepuluh (waktu para manajer) yang digunakan untuk kegiatan aktif yang bersifat supervisi terhadap bawahan.
Dan, oleh sebab kondisi para manajer semacam itu, para karyawan yang ada di bawah mereka pun kurang lebih sama. Survei menemukan, lebih dari sepertiga waktu karyawan dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak produktif. Artinya, dari 5 hari kerja, hampir dua hari (1,7) tidak produktif. Sedangkan, untuk para manajer, 18,5% dari total waktu mereka, atau setara dengan satu hari kerja penuh, tidak produktif.
Rintangan
Para manajer juga diminta untuk menyebutkan 5 rintangan utama dalam meningkatkan produktivitas.Hasilnya sebagai berikut:
1. Minimnya karyawan berketrampilan tinggi
2. Kurangknya komunikasi internal yang bagus dan berbagai regulasi
3. Rendahnya semangat karyawan
4. Angka turnnover yang tinggi
5. Kualitas dari supervisor yang bersangkutan
Lebih jauh, kondisi secara global menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan berada di bawah kinerja ketika dihadapkan pada isu produktivitas --hanya 30% saja perusahaan yang benar-benar produktif. CEO Proudfoot Consulting Luiz Carvalho mengatakan, temuan hasil penelitian tersebut hendaknya bisa menjadi peringatan bagi perusahaan sekaligus kesempatan untuk berbenah. Disarankan, perusahaan sebaiknya memperhatikan ringtangan-rintangan yang menghambat produktivitas, seperti kebijakan dan prosedur yang tidak perlu, birokratisasi dan fungsi-fungsi yang tidak efektif.
"Mengapa para manajer lebih banyak menghabiskan waktu untuk administrasi? Salah satu penyebabnya tak lain karena mereka harus menghadapi kertas-kertas kerja yang tak perlu," ujar Carvalho. "Berapa banyak laporan-laporan yang masuk kepada manajer setiap bulannya, dan berapa banyak laporan yang harus mereka buat untuk pekerjaan mereka sendiri?" tanya dia retoris. Menurut hemat Carvarlo, banyak di antara laporan-laporan itu yang sesungguhnya tidak perlu. "Ini saatnya untuk meng-assesst pekerjaan kantor secara rasional," tambah dia menyarankan."Perusahaan yang mampu bertahan di masa depan adalah mereka yang mampu mengatasi lima rintangan tadi, sehingga bisa menjadi lebih produktif dan kompetitif," simpul Carvalho.
Jadi menurut permasalah di atas maka seorang manager mencoba mengola waktu dengan baik misalnya dengan menjalankan 10 prinsip di bawah ini :
1. Prinsip Analisis Waktu. Analisis waktu adalah pra-syarat bagi pengelolaan waktu. Pembuatan catatan waktu harian dari kegiatan yang mencatat jarak waktu 15 sampai 30 menit, selama waktu tidak kurang dari dua minggu, adalah esensial sebagai dasar dari analisis.
2. Prinsip Perencanaan Harian. Rencana harian yang dirumuskan setelah jam kerja hari sebelumnya, atau di pagi hari sekali sebelum jam kerja dimulai; dan disesuaikan secara obyektif dengan kejadian yang hampir selesai; ini esensial untuk penggunaan efektif dari waktu pribadi.
3. Prinsip Menjadwalkan Menurut Prioritas. Waktu yang tersedia dalam hari kerja harus dijadwalkan untuk menyelesaikan item kerja yang mempunyai prioritas tertinggi.
4. Prinsip Keluwesan. Keluwesan atau fleksibilitas harus menjadi pertimbangan utama dalam pemilihan rencana mengenai pemanfaatan waktu pribadi. Atau jika dikatakan dengan sederhana: janganlah menjadwalkan waktu lebih atau kurang!
5. Prinsip Pendelegasian. Pendelegasian dari semua item kerja konsisten dengan pembatasan pekerjaan manajer, penting untuk menyediakan waktu yang lebih diperlukan bagi pekerjaan manajerial.
6. Prinsip Segmentasi Aktif. Item pekerjaan yang serupa sifatnya, yang memerlukan sumber dan keadaan lingkungan serupa untuk penyelesaiannya, harus dikelompokkan dalam pembagian hari kerja.
7. Prinsip Pengendalian Gangguan. Pengendalian dan / atau pengaturan kegiatan lain, yang mencukupi untuk meminimalkan banyak dan lamanya gangguan, sangat penting bagi pengelolaan waktu.
8. Prinsip Meminimalkan Pekerjaan Rutin. Item pekerjaan yang bersifat rutin dan tidak mengandung banyak nilai secara obyektif pada umumnya, harus diminimalkan.
9. Prinsip Penerapan Rencana dan Tindak-Lanjut. Penerapan rencana harian dan tindak-lanjut harian, sangat penting bagi pengelolaan waktu.
10. Prinsip Analisis Berulang. Analisis penggunaan waktu harus diulang, paling tidak sekali setiap enam bulan, untuk mencegah kembali ke kebiasaan pengelolaan waktu yang buruk.
Kesepuluh prinsip waktu tersebut di atas, telah dirumuskan oleh Prof. John W. Lee dari The Florida State University, yang bisa dicoba juga dibuat prinsip mengelola waktu dan pengembangan bisnis kita. Bahkan mungkin saja, seorang manajer dapat merumuskan prinsip tambahan lagi, yang semakin menyempurnakan kesepuluh prinsip tersebut.
Entrepreneur atau Pimpinan atau Manajer Perusahaan, bisa menerapkan kesepuluh prinsip itu, dan bahkan dapat menambahkan prinsip lainnya dari pengalaman mereka, maka mereka akan terhindar dari PRINSIP ASAL JALAN saja... sangat sedikit rencana, tidak terorganisasi, tidak mau belajar, dan tentunya praktis tidak ada pengendalian! Saya berani "bertaruh", jika ini yang dilakukan hanyalah... PRINSIP ASAL JALAN... dalam bisnis atau memimpin perusahaan, maka itu pasti dengan cepat akan menghancurkan bisnis dan perusahaan mereka.
PENUTUP
Bahwa seorang manajer harus pandai dalam mengola waktunya agar terhindar dari prinsip Asal Jalan agar suatu perusahaan yang mereka pimpin tidak akan dengan cepat mengalami kehancuran atau dengan kata lain gulung tikar, adapun agar terhindar dari prisip Asal Jalan yang dapat menghancurkan suatu perusahaan maka seorang manajer harus menjalankan sepuluh prinsip – prinsip untuk mengelola waktu sebagia berikut :
1. Prinsip Analisis Waktu
2. Prinsip Perencanaan Harian
3. Prinsip Menjadwalkan Menurut Prioritas
4. Prinsip Keluwesan
5. Prinsip Pendelegasian
6. Prinsip Segmentasi Aktif
7. Prinsip Pengendalian Gangguan
8. Prinsip Meminimalkan Pekerjaan Rutin
9. Prinsip Penerapan Rencana dan Tindak-Lanjut
10. Prinsip Analisis Berulang
